SİCİL DOSYALARINDAKİ KİŞİSEL VERİLERİN, İŞLENMELERİNİ GEREKTİREN SEBEPLERİN ORTADAN
KALKMAMASI SEBEBİYLE, İMHA EDİLMEMESİ GEREKTİĞİ HAKKINDA” KİŞİSEL VERİLERİ KORUMA
KURULUNUN 28/06/2018 TARİHLİ VE 2018/69 SAYILI KARAR ÖZETİ
Karar Tarihi : 28/06/2018
Karar No : 2018/69
Konu Özeti : Sicil Dosyalarındaki Kişisel Verilerin İmha Edilmesi Hakkında
Devlet memurlarının, memuriyet döneminde haklarında açılmış inceleme-soruşturma dosyalarına ilişkin evrakların
imha edilmesi talebinin veri sorumlusu kamu kurumunca yerine getirilmemesi üzerine Kuruma yapılan başvuru
hakkında;
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 7 nci maddesinde “(1) Bu Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine
uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel veriler
resen veya ilgili kişinin talebi üzerine veri sorumlusu tarafından silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. (2) Kişisel
verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hâle getirilmesine ilişkin diğer kanunlarda yer alan hükümler saklıdır”
hükümlerine yer verilmiştir.
Öte yandan, 657 sayılı Kanunun “Memur Bilgi Sistemi, Özlük Dosyası” başlıklı 109 uncu maddesinde “Memur Bilgi
Sistemi, Özlük Dosyası” başlıklı 109 uncu maddesinde her memur için bir özlük dosyasının tutulacağı ve bu dosyada
memurun mesleki bilgileri, mal bildirimleri; varsa inceleme, soruşturma, denetim raporları, disiplin cezaları ile ödül
ve başarı belgelerine ilişkin bilgi ve belgelerin konulacağı hükmüne; Kamu Personeli Genel Tebliğinin (Seri No: 2) “D”
bölümünde ise görevleri herhangi bir şekilde sona eren memurların özlük dosyalarının kurumlarınca saklanacağı
hükmüne yer verilmiştir.
Buna ek olarak, 16.05.1988 tarihli ve 19816 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Devlet Arşiv
Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’in “Tarifler” başlıklı 3 üncü maddesinin
- (a) bendinde “Arşiv malzemesi: Türk Devlet ve Millet hayatını ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden otuz yıl
geçmiş veya üzerinden onbeş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olup, birinci maddede belirtilen kuruluşların
işlemleri sonucunda teşekkül eden ve onlar tarafından muhafazası gereken, Türk Milletinin geleceğine tarihi, siyasî,
sosyal, hukukî ve teknik değer olarak intikal etmesi gereken belgeler ve Devlet hakları ile milletlerarası hakları
belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili işlem ve münasebetler bakımından tarihî, hukukî, idarî, askeri, iktisadî, dinî,
ilmî edebî estetik, kültürel biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, tespite
yarayan, ayrıca ait olduğu devrin ahlâk, örf ve âdetlerini veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak,
defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı, baskı ve benzeri belgeleri ve
malzemeyi”,
- (b) bendinde “Arşivlik malzeme: Yukarıdaki bentte sayılan her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz
arşiv malzemesi vasfını kazanmayanlarla, son işlem tarihi üzerinden yüzbir yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyaları,
Devletin gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı devlet ve milletlerarası kuruluşlarla akdettiği ikili ve çok taraflı
milletlerarası antlaşmalar, tapu tahrir defterleri, tapu ve nüfus kayıtları, aynı özellikteki vakfiyelerden ait oldukları
kamu kurum ve kuruluşları ile il, ilçe, köy ve belediyelere ait sınır kâğıtları gibi belgeleri”,
- (c) bendinde “Birim arşivi: Kurum ve kuruluşların görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve bu
kuruluşların çeşitli birimlerinde, aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan
arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimlerini (Mükelleflerin taşra, bölge ve yurt dışı kuruluşlarında
bulunan arşivler de birim arşivi sayılır.)”,
- (d) bendinde “Kurum arşivi: Kurum ve kuruluşların, merkez teşkilâtları içinde yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik
malzemenin, birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı merkezî arşivleri”,
- (e) bendinde ise “Mükellefler: 28/9/1988 tarihli ve 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin
Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanunun 1 inci maddesinde
sayılan kurum ve kuruluşları”
şeklinde tanımlanmıştır.
Bu çerçevede, 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun
Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanunun “Amaç ve Kapsam” başlıklı 1 inci maddesinde “Bu
Kanunun amacı, genel ve katma bütçeli dairelerle (saklama, ayıklama ve imha işlemleri kendi mevzuatına tabi olmak
kaydıyla Cumhurbaşkanlığı, Türkiye Büyük Millet Meclisi, Genelkurmay Başkanlığı, Milli Savunma Bakanlığı, İçişleri
Bakanlığı, (Ek ibare: 1/2/2000 - 4516/1 md.) Dışişleri Bakanlığı ve Milli İstihbarat Teşkilatı hariç) mahalli idareler,
üniversiteler ve bunlara bağlı sabit ve döner sermayeli kuruluşlar, kamu iktisadi teşebbüsleri, özel kanunlarla kurulan
kamu bankaları ve teşekkülleri elinde bulunan ve arşivlerinde arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme niteliği taşımayan,
muhafazasına lüzum görülmeyen, yok edilecek evrak ve her türlü malzemenin, ayıklama ve imha işlemlerine dair usul
ve esasları düzenlemektir.” hükmü yer almakta olup, bu tanımdan hareketle genel bütçe kapsamındaki kamu
idarelerinden olan Bakanlık da mükellef olarak değerlendirilmektedir.
Buna ek olarak, Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’in “Birim ve Kurum Arşivleri” başlıklı 5 inci maddesinde
mükelleflerin, belirli bir süre saklayacakları arşivlik malzeme için birim arşivlerini, daha uzun bir süre saklayacakları
arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme için kurum arşivlerini kuracakları ve ellerinde bulunan arşivlik malzemelerin
birim arşivlerinde 1-5 yıl süre ile saklanacağı ile “Kurum Arşivine Devredilecek Malzemenin Ayrılması” başlıklı 19 uncu
maddede de birim arşivinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzemenin, “Kurum Arşivine Devredilecek”
olanlar şeklinde ayrılacağı hüküm altına alınmıştır.
Devlet memurlarının, memuriyet döneminde haklarında açılmış inceleme-soruşturma dosyalarına ilişkin evrakların
imha edilme talebinin veri sorumlusu kamu kurumunca yerine getirilmemesi üzerine Kuruma yapılan başvuru
kapsamında, imha edilmesi talep edilen kişisel bilgilerin, ilgili kişinin devlet memuru olduğu dönemde hakkında
açılmış inceleme-soruşturma dosyalarına ilişkin evraklar olması ve bu itibarla söz konusu evrakların, 657 sayılı Kanun
gereğince özlük dosyalarında saklanması gerektiği, Kamu Personeli Genel Tebliğine (Seri No: 2) göre özlük
dosyalarının dördüncü bölümünde yer alacağı ile görevi herhangi bir şekilde sona eren memurların özlük dosyalarının
kurumlarınca saklanacağı ve Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğe göre son işlem tarihi üzerinden yüz bir yıl
geçmemiş memuriyet sicil dosyaları içerisinde yer aldığı hususlarından hareketle, 6698 sayılı Kanunun 7 inci
maddesinde belirtildiği üzere kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin de henüz ortadan kalkmaması
dolayısıyla şikayetçinin talebinin veri sorumlusu tarafından karşılanmamasının uygun olduğuna karar verilmiştir.